Työnhakijoiden tietosuojaseloste
Tämä tietosuojaseloste määrittelee, miten Rapala VMC Oyj (”Yhtiö”) ja sen tytäryhtiöt keräävät ja käsittelevät henkilötietojasi hakiessasi avointa työtehtävää tai lähettäessäsi meille avoimen hakemuksen. Termit ”Rapala VMC”, ”me”, ”meitä” ja ”meidän” tarkoittavat tässä yhteydessä Rapala VMC Oyj:tä, joka on suomalainen julkinen osakeyhtiö, jonka Y-tunnus on 1016238-8. Myös kaikki Rapala VMC Oyj:n tytäryhtiöt soveltavat tätä käytäntöä toiminnassaan.
Luethan alla olevan tekstin huolellisesti, jotta ymmärrät toimintatapamme ja käytäntömme, jotka koskevat henkilötietojasi ja niiden käsittelyä. Rapala VMC käsittelee kaikkia hakijoiden tietoja kunnioittavasti ja kaikilla Rapala VMC:n tytäryhtiöillä on velvollisuus käsitellä tietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää Rapala VMC:n tietosuojakäytännöistä, voit olla meihin yhteydessä: privacy@rapalavmc.com
Rapala VMC Oyj
Mäkelänkatu 87
00610 Helsinki
sähköpostiosoite: privacy@rapala.fi
1. Missä tilanteissa keräämme henkilötietojasi?
Hakemus. Kun haet avointa työtehtävää tai lähetät meille avoimen hakemuksen, henkilöstöosastomme käsittelee hakemuksesi.
Rekrytointipalvelut. Toisinaan saatamme käyttää suorahakukonsultteja tai muita palveluntarjoajia rekrytointiprosesseissamme. Käyttäessämme näitä palveluja asetamme henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot ja varmistamme, että kolmas osapuoli sitoutuu tietojen käsittelyä koskevaan sopimukseen ja seuraa antamiamme ohjeita.
Hakijoiden haastattelu ja informointi. Haastattelusi aikana keräämme tietoja, joita tarvitaan päätöksentekoprosessiamme varten. Haastattelun jälkeen informoimme sinua hakemuksesi etenemisestä.
Kun haluat saada tietoa avoimista työtehtävistä. Voimme suostumuksellasi tallentaa hakemuksesi muita avautuvia työtehtäviä varten.
Kun vierailet internet-sivuillamme. Käytämme evästeitä ja muita vastaavia työkaluja parantaaksesi käyttäjäkokemustasi sivustollamme, tarjotaksemme palvelujamme ja ymmärtääksemme, miten käytät palvelujamme, jotta voimme tehdä sivustoomme tarvittavia parannuksia. Voit muuttaa evästeasetuksiasi [here/banneri] ja lukea lisää evästeistä [here/notice].
2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä ja työhakijoiden tietoja:
Tietoja, jotka saamme suoraan sinulta, kun lähetät hakemuksen ja ansioluettelosi tai olet muuten kanssamme vuorovaikutuksessa.
| Tietoryhmä | Esimerkkejä tiedoista |
| Yhteystiedot | Koko nimi, katuosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kaupunki ja asuinmaa |
| Työhakemukseesi sisältyvät tiedot ja siihen liittyvät asiakirjat | Liitteet, kuten hakemuskirje, CV, haastattelutiedot mukaanlukien videohaastattelut, suosituskirjeet. Saatamme myös edellyttää sinulta terveystarkastusta ja/tai luottotietojen tarkastusta ennen kuin teemme sopimuksen kanssasi. |
| Työ- ja koulutustiedot | Edelliset työantajat, työhistoria, tittelit, koulutus, pätevyys ja todistukset |
| Muut yksilöintitiedot | Henkilötunnus ja/tai syntymäpäivä, kuva tai muu henkilöllisyystodistus |
| Palkkatoivomukset | Odotukset palkan suhteen |
| Kuvanauha | Mikäli haastattelusi pidetään paikan päällä, vierailusi voi tallentua tiloissamme olevaan valvontakameraan |
Kolmansilta osapuolilta saadut tiedot
Käytämme kolmansien osapuolten tarjoamia ammattimaisia rekrytointipalveluja sekä terveystarkastuksia. Nämä kolmannet osapuolet luovuttavat tietojasi meille.
| Terveystarkastukset ja luottotietojen tarkastukset | Soveltuvuusarviointi |
| Rekrytointipalvelut | Nimi, puhelinnumero, sähköposti ja työhistoria. Tehtävästä riippuen saatetaan luoda hakijaprofiili haastatteluja varten. |
| Suositukset tai edelliset työnantajat | Suositukset ja pätevyydet |
Konserniyhtiöiltä saamme tietoja lain niin salliessa tai oikeutetun edun vuoksi.
3. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?
Tärkein henkilötietojesi käyttötarkoitus on hakijatietojen säilyttäminen ja hallinta ja Rapala VMC Oyj:n avointen työtehtävien täyttäminen. Suurin osa käsittelytoimenpiteistä liittyy luonnollisesti hakijatietojen hallintaan. Rapala VMC ei tee sellaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi hakijoihin kohdistuvia oikeusvaikutuksia. Alla on esimerkkejä henkilötietojesi käyttöä koskevista tilanteista ja tavoista, joilla käytämme henkilötietoja.
Hakemusten käsittely. Henkilöstöosastomme käsittelee jokaisen hakemuksen yksilöllisesti ja kutsuu potentiaaliset hakijat haastatteluun.
Haastattelu. Rekrytointiprosessisi aikana sinua joko haastatellaan videoneuvottelutyökalujen avulla tai tapaat edustajamme paikallisesti.
Sisältö ja asiakirjat. Rekrytointipalvelujen tarjoajat ja/tai henkilöstöosastomme saattavat laatia sinusta hakijaprofiilin rekrytointiprosessin aikana.
Valvontakamera. Pääkonttorissamme, tehtaillamme ja myymälöissämme on valvontakamerajärjestelmiä. Tietojasi säilytetään vain lyhytaikaisesti riippuen haastattelusi sijainnista. Tiedot ovat nähtävissä paikallisesti tai ohjelmistolla, jota vartiointipalveluntarjoajamme käyttää.
Tiedottaminen päätöksestämme. Teemme parhaamme pitääksemme sinut informoituna koko rekrytointiprosessin ajan. Heti, kun olemme tehneet päätöksen, annamme sinun tietää siitä.
Hakijatietojen säilyttäminen. Teemme parhaamme varmistaaksemme, että kaikkia tietojasi käsitellään huolellisesti ja säilytetään turvallisesti. Suostumuksellasi voimme olla sinuun yhteydessä, mikäli meillä avautuu sinua mahdollisesti kiinnostavia työtehtäviä.
4. Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet
Suostumuksellasi
- Säilytämme hakemuksesi muita avautuvia työtehtäviä varten
Tietojenkäsittely on välttämätöntä, mikäli olet tai sinusta on tulossa sopimusosapuolemme
- Hakijatietojen säilyttäminen ja ylläpitäminen
Oikeutettu etu
- Valvontakamera
Huomaathan, että voit aina vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä.
5. Jaammeko henkilötietojasi kolmansien osapuolien kanssa?
Rapala VMC jakaa henkilötietojasi vain lain sallimissa rajoissa. Henkilötietojesi pääasiallinen vastaanottaja on Rapala VMC Oyj. Toimimme myös erityisen läheisesti tiettyjen palveluntarjoajien kanssa, kuten teknisten palveluntarjoajien (esimerkiksi tietokeskuksia pyörittävät yritykset, jotka tarjoavat hosting-palveluja IT-järjestelmiimme). Nämä palveluntarjoajat voivat lähtökohtaisesti käsitellä tietojasi vain meidän puolestamme ja tietyissä tilanteissa.
Konserniyhtiöt. Monet järjestelmät ja teknologiat ovat Rapala VMC -konsernin yhteisiä. Tietojasi tarvitsevat Rapala VMC -konsernin yhtiöt saavat siis henkilötietojasi voidakseen täyttää sopimukselliset ja lailliset velvollisuutensa tai konsernin sisäiset tehtävänsä.
IT- ja tietokeskuspalveluntarjoajat. Teemme yhteistyötä eri IT-palveluntarjoajien kanssa tarjotessamme sinulle palveluitamme. Näitä palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-järjestelmien, pilvipalvelujen ja tietokeskuspalvelujen tarjoajat.
Viranomaiset. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa tietyille viranomaisille, mikäli tähän on laillinen peruste
Rekrytointipalvelujen ja muiden asiantuntijapalvelujen tarjoajat. Toisinaan käytämme huolellisesti valittujen asiantuntijapalvelujen tarjoajien apua esimerkiksi hakemusten arvioinnissa tai terveystarkastuksissa.
Muut. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille noudattaaksemme oikeuden päätöstä tai muuta oikeudellista velvoitetta. Tämä sisältää tietojen vaihtamisen muiden yhtiöiden tai muiden organisaatioiden kanssa väärinkäytösten estämiseksi ja luottoriskin vähentämiseksi. Sulautumisen, yritysoston tai minkä tahansa omaisuuseriemme osittaisen tai täydellisen myynnin yhteydessä hallussamme olevat henkilötiedot saattavat kuulua ostajalle siirrettäviin omaisuuseriin.
6. Siirrämmekö henkilötietojasi euroopan talousalueen ulkopuolelle?
Koska emme voi tehdä kaikkea itse, käytämme useiden kolmansien osapuolien apua liiketoiminnassamme. Toimimme kansainvälisesti ja joissakin tilanteissa henkilötietojasi saatetaan luovuttaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuoliseen maahan (”kolmannet maat”). Esimerkiksi eräät IT-järjestelmät, joissa säilytämme henkilötietoja, sijaitsevat kolmansissa maissa. Lisäksi joillakin liiketoimintakumppaneidemme alihankkijoilla voi olla pääsy henkilötietoihin tietyissä tilanteissa.
Jos henkilötietojasi luovutetaan kolmansiin maihin, tietosuoja-asetuksessa vahvistettu tietojen suojaustaso saattaa laskea. Tästä syystä pyrimme toteuttamaan ennen siirtoa tarvittavat toimet, joilla varmistetaan henkilötietojesi korkea suojaustaso tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Toteuttamamme tarvittavat toimet sisältävät muun muassa EU:n komission hyväksymien ja antamien mallisopimuslausekkeiden (Standard Contractual Clauses, SCC) käytön osana sopimuksiamme, jotka solmimme kolmansissa maissa sijaitsevien henkilötietojen vastaanottajien kanssa. Löydät mallisopimuslausekkeista lisätietoja täältä: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en
| Esimerkkejä tilanteista, joissa henkilötietojasi luovutetaan kolmanteen maahan | ||
| Maa | Tilanne, jossa tietoja saatetaan luovuttaa | Millä tavoin varmistamme tietojen korkean suojaustason |
| USA | Microsoft Teams, O365. | Mallisopimuslausekkeet (SCC) |
7. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Yleisesti ottaen henkilötietojasi ei saa säilyttää sellaisessa muodossa, joka sallisi niiden tunnistamisen kauemmin kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Näin ollen meidän on poistettava tiedot tai muutettava niitä siten, että ne eivät ole enää yksilöitävissä, kun tiedoille ei enää ole käyttöä.
Koska tietojen käsittelyn tarkoitus (katso kohta MIHIN TARKOITUKSIIN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA? yllä) voi vaihdella, myös henkilötietojesi säilytysaika vaihtelee.
Käsittelemme henkilötietojasi vain niin kauan, kuin meillä on siihen pätevä oikeudellinen peruste. Tämä saattaa tarkoittaa esimerkiksi laillisten oikeuksiemme turvaamista, jolloin säilytämme tiedot, kunnes kyseinen oikeudellinen asia on kokonaisuudessaan käsitelty loppuun.
| Tietoryhmä | Tietojen säilytysaika |
| Hakijatiedot | 6 kuukautta |
| Yhteystiedot | 6 kuukautta |
| Työhakemuksen sisältö ja siihen liittyvät asiakirjat | 6 kuukautta |
| Työhistoria ja koulutustiedot | 6 kuukautta |
| Muut tunnistetiedot | 6 kuukautta |
| Palkkatoive | 6 kuukautta |
| Kuvatallenne | 4 viikkoa |
8. Kuinka suojaamme tietojasi?
Rapala VMC käyttää tiukkoja ja ajantasaisia tietoturvakeinoja henkilötietojesi suojaamiseksi. Henkilötietojesi luottamuksellisuuden ja eheyden turvaaminen on meille tärkeää tietoja käsitellessämme. Olemme ottaneet käyttöön järjestelyitä, jotka on tarkoitettu suojaamaan henkilötietojasi vahingossa tapahtuvalta tuhoamiselta ja luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja luovuttamiselta.
Henkilötietosi on suojattu fyysisin, organisatorisin ja teknisin keinoin. Tietoja säilytetään pääosin palvelimilla, jotka sijaitsevat turvallisesti toimipaikoissamme palomuurein suojattuna, ja jos käytämme kumppaneitamme henkilötietojesi käsittelyyn, vaadimme heitä noudattamaan samoja sääntöjä, joita itse noudatamme. Vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy tietoihin, ja pidämme yllä erilaisia teknisiä järjestelyjä tietojen suojaamiseksi ja hallitsemaan pääsyä niihin. Teemme kaiken tämän vähentääksemme hallussamme olevien henkilötietojesi menettämisen, väärinkäytön tai luvattoman käytön, paljastamisen tai muuttamisen riskiä.
9. Rekisteröidyn oikeutesi
Sinulla on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti tiettyjä oikeuksia, jotka koskevat henkilötietojesi keräämistä ja käyttöä. Huomioithan kuitenkin, että nämä oikeudet eivät ole ehdottomia ja niitä koskevat tietyt rajoitukset. Huomioithan myös, että meillä on velvollisuus pitää henkilötietosi luottamuksellisina, joten valmistauduthan todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi oikeuksia.
Käyttääksesi alla mainittuja oikeuksia, olethan yhteydessä: privacy@rapalavmc.com
Oikeus henkilötietojesi käsittelyn läpinäkyvyyteen. Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä läpinäkyvässä muodossa. Voit aina kysyä lisää tietojesi käsittelystä ottamalla yhteyttä yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
Oikeus saada tutustua henkilötietoihisi. Sinulla on oikeus tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja meillä on sinusta, niiden käsittelyn tarkoitus, kenelle henkilötietojasi on luovutettu tai tullaan luovuttamaan, säilytysajat, henkilötietojesi lähde sekä onko henkilötietojasi siirretty kolmansiin maihin. Halutessasi voimme toimittaa sinulle kopion kaikista henkilötiedoistasi, joita käsittelemme.
Oikeus oikaista tietoja. Mikäli koet, että henkilötietosi ovat virheelliset, puutteelliset tai päivittämättä, sinulla on oikeus pyytää tiedon korjaamista tai täydentämistä.
Oikeus poistaa tiedot. Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Huomioithan kuitenkin, että tämä oikeus koskee vain tiettyjä tilanteita; emme voi esimerkiksi poistaa henkilötietoja, jotka meidän on lain (esim. kirjanpitolaki) nojalla säilytettävä.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä. Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä. Esimerkiksi jos kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden emmekä voi varmistaa sitä tai jos tarvitset oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tietoja, jotka aiomme poistaa, rajoitamme tietojen käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot suoraan toiselle rekisterinpitäjälle (mikäli tämä on teknisesti mahdollista). Huomioithan kuitenkin, että tämä oikeus koskee vain henkilötietoja, jotka olet toimittanut meille ja joita käsittelemme automaattisesti suostumuksellasi tai sopimukseen perustuen.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa meidän oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Lisäksi sinulla on ehdoton oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Oikeus tehdä valitus. Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti tai et ole tyytyväinen yksityisyydensuojaa koskeviin käytäntöihimme, sinulla on aina oikeus tehdä valitus paikalliselle tietosuojavaltuutetulle. Alla on tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: Suomi: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
